Verzuipen in zinloze details

Date: Category: Business Process Management, Workflow

Sommige bedrijven hebben als doel gesteld om veel informatie te verzamelen. Het gevolg is dat er te veel tijd verloren gaat aan het invoeren en opslaan van niet bruikbare informatie. Personeel vult bijvoorbeeld informatie in die niet correct is om maar snel de “verplichte invoervelden” in te vullen. Het gevolg is incorrecte informatie wat leidt tot verspilling van tijd en geld! Maar hoe komt dit nu?

Meten is weten

Druk, druk, druk is de kreet die je veel hoort binnen organisaties. Maar de vraag ‘waarmee?’ wordt nooit echt concreet beantwoord. Door alle taken of processtappen eens te benoemen en de taken onder te brengen op een afdeling en bij een functie, biedt je de mogelijkheid om tijd te gaan schrijven op deze taken of processtappen.

Zo weet men precies hoe lang er nu gewerkt wordt aan een taak en of het feitelijk ook wel echt zo druk is op een afdeling. Daarnaast komt er inzicht waar de meeste tijd in gaat zitten en dus waar er een efficiencyslag te maken valt.

Beleid betekent: al nadenkend bezig zijn met..!

Om dit te kunnen realiseren is er natuurlijk wel gereedschap nodig. Alvorens een stuk gereedschap geïmplementeerd gaat worden (zoals bijvoorbeeld goede BPM software), dient vooraf helder te zijn wat het beoogde doel is van dit gereedschap. In de praktijk is dit vaak omgekeerd waardoor een organisatie stuit op weerstand met als gevolg dat de beoogde doelstelling niet wordt gehaald. Het is daarom belangrijk om te beginnen bij de basis. Wie doet wat binnen een organisatie en wie is waar verantwoordelijk voor?

Begin eenvoudig en bouw aan een goed fundament

Ieder bedrijf bevindt zich in een bepaalde levensfase en iedere levensfase vereist de nodige aandacht. Vaak denken bedrijven al verder te zijn dan ze daadwerkelijk zijn: directie en management weet bijvoorbeeld lang niet altijd wie nu welke verantwoordelijkheden en taken heeft. Uiteraard staat er het een en ander beschreven in de functieomschrijving, maar wie beheert deze omschrijving?

Het in kaart brengen van de organisatie, de afdelingen, de taken en de rollen is het vertrekpunt om het fundament weer eens vast te leggen. Vanuit dit fundament kan dan verder gebouwd worden aan de verder inrichting van het bedrijf. De volgende fase is het in kaart brengen van processen om uiteindelijke efficiënter te gaan werken.